SBiL kilpailun johtajan infopaketti

Ilmoitusluontoiset asiat (kutsut, kilpailuaikataulut, tulokset, yms)

Valvojat: Johnny Boyh, Tube, Markku Ryytty, buddy, Tommi Lamminaho, rz

Markku Ryytty
Viestit: 579
Liittynyt: 12:25 27.10.2004

SBiL kilpailun johtajan infopaketti

ViestiKirjoittaja Markku Ryytty » 15:59 14.08.2014

Kilpailun johtajan info

Alla on muistilista asioista joita kilpailujen johtajan pitää ottaa huomioon kilpailun sujuvan läpiviennin onnistumiseksi. Useimmat kilpailun johtajat ovat kokeneita kisavetäjiä ja kisat sujuvat mallikkaasti, mutta toisinaan on vetovastuussa myös uusia henkilöitä, joten heille tästä toivottavasti on erityisesti hyötyä. Mutta ei se liene haittaa vaikka kokenutkin ”kisakettu” lukaisee tämän läpi.

Ja jos tämä viesti tulee henkilölle joka ei vastaa seuran kilpailujen järjestämisestä, välitä viesti oikealle henkilölle tai ilmoita asiasta liittoon.

Ennen kilpailua

Lue lajin kilpailuohjekirjasta kyseisen kilpailun tiedot / ohjeet. Kilpailuohjekirjat löytyvät kunkin lajin omilta nettisivuilta, joihin on linkki myös liiton sivulta http://www.sbil.fi

Kaisa: http://kaisa.sbil.fi/
Kara: http://kara.sbil.fi/
Pool: http://pool.sbil.fi/
Pyramidi: http://pyramidi.sbil.fi/
Snooker: http://snooker.sbil.fi/

Lajisivuilta löytyy myös kilpailuissa tarvittavat kaaviot, tuloslomakkeet ja tilityslomakkeet.

Tee kilpailukutsu liiton nettisivun keskustelupalstalle oman lajin kohdalle. Otsikoi kilpailu selvästi. Kirjoita viestiin kaikki tarpeelliset seikat kilpailusta; pelipaikka, ajankohta, alkamisaika, kilpailumaksun suuruus eri ryhmille, lisenssivaatimus, osallistumisoikeus, pukeutumissääntö, sijoittamiset, pelisysteemi ja kaavio, erämäärät / pisteet, erien aloitustapa, ilmoittautumisen takaraja, millä tavalla ja mihin/kenelle ilmoittautuminen tehdään, palkinnot, kilpailun johtajan yhteystiedot ja tietysti pelipaikan yhteystiedot, milloin sali aukeaa, kuinka monta pelipöytää on käytettävissä, millä osallistujamäärällä kilpailu on yksi/kaksipäiväinen, onko salilla ruokatarjoilua tai ehdotuksia muista ruokapaikoista, mahdolliset majoitustarjoukset, parkkipaikkaohjeet, pelipaikan karttalinkki, ajo-ohjeet jne.
Mitä paremmin ja täydellisemmin kisakutsun tiedot ovat, sitä helpompi pelaajan on suhtautua kilpailuun kun tietää mitä on odotettavissa.

Kilpailun ilmoittautumislistaa on hyvä päivittää esim. kerran päivässä. Listassa pitää mainita pelaajan etu- ja sukunimi ja seura.

Mahdollisimman pian ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen arpoa kaavio ja laittaa pelijärjestys keskustelupalstalle mahdollisine aikatauluineen.

Tarkista liiton nettisivulta pelaajien lisenssitilanne http://www.sbil.fi/liitto/lisenssit/lisenssilista/

Lopulta on tietysti pelaajan velvollisuus tietää onko hänellä kilpailuun soveltuva lisenssi voimassa vai ei. Mutta lisenssien tarkistaminen etukäteen helpottaa maksun vastaanottamista kun kilpailun järjestäjällä on valmiina nimilista ja siinä selkeästi maininta onko pelaajan lisenssi kunnossa vai ei. Tämän lisenssitiedon voi laittaa jo ilmoittautumislistaan, niin sekin osoittaa jo pelaajalle onko lisenssi kunnossa vai ei.

Pelaaja voi maksaa lisenssin myös kilpailupaikalla. Tällöin on ehdottoman tärkeää, että kilpailun järjestäjä ottaa lisenssin maksaneen pelaajan tiedot ylös ja lähettää ne liittoon heti kilpailun jälkeen. Eli kilpailupaikalla lisenssin maksaneen pelaajan tiedot:
NIMI, SEURA, TÄYDELLINEN OSOITE, SYNTYMÄAIKA, PÄÄKILPAILULAJI.

Pelaajalle ei voi tehdä lisenssiä ilman em. tietoja

Kilpailun järjestäjän pitää hankkia palkinnot (pokaalit) vähintään 4 parhaalle. Pokaalit ja kaiverrukset kannattaa laittaa hyvissä ajoin ennen kilpailua tehtäväksi. SM-kilpailuista liitto lähettää mitalit salille/seuran yhteyshenkilölle hyvissä ajoin ennen kilpailua.

Seuran / salin / kilpailun johtajan kannattaa varmistaa itselleen apuvoimia kilpailun läpiviemiseksi. Olisi hyvä että kilpailussa olisi vähintään kaksi henkilöä jotka toimivat järjestäjän organisaatiossa, mutta kolmas henkilökin voi olla tarpeen. Yksi henkilö ei oikein kunnolla pysty keskittymään tai ei ehdi tekemään kaikkia tarvittavia tehtäviä kilpailussa. Yksi henkilö voi olla kaavion pyörittämiseen, toinen henkilö pitää yllä tiedotusta sekä salin sisällä oleville pelaajille että liiton nettisivun keskustelupalstan kautta muille kisasta kiinnostuneille. Kolmas henkilö voi tuurata ja tehdä muita tarvittavia toimia. Se on selvä ettei vapaaehtoisia kasva kuin marjoja pensaissa, mutta jotta kilpailun vetäminen ei muodostu liian raskaaksi yhdelle henkilölle, niin ainakin on syytä yrittää saada vetoapua. Erityisesti jos kilpailun johtaja on itse mukana pelaamassa, silloin avustajat ovat ehdottoman tarpeellisia. Muuten ohjeistuksena on, ettei kilpailun johtaja itse olisi mukana kilpailussa.

Ennen kilpailua on syytä tehdä tarvittavat toimet peliolosuhteiden mahdollisimman hyvän kunnon saamiseksi, pöytien huolto, pallojen puhdistus, erä/pistetaulujen ottaminen esille, kaavioiden / ottelupöytäkirjojen kopiointi. Samoin tehdä toimenpiteet ja varmistaa mahdollisen nettistriimin yhteydet ja toiminta.

Kilpailupaikalla

Kilpailumaksujen yhteydessä pelaajien on maksettava myös mahdollinen lisenssimaksu. Kannattaa katsoa etukäteen ja merkitä ilmoittautumislistaan kenellä on vielä lisenssissä puutteita, jotta osaa pyytää myös lisenssimaksua. Lisenssin maksaville pelaajille olisi hyvä antaa valmiiksi lomake, johon pelaaja voi kirjoittaa omat yhteystietonsa (lähetetään liittoon), sen voi tehdä siinä ilmoittautumisen yhteydessä (esim. viereisellä pöydällä jottei ilmoittautumispaikka suotta ruuhkaudu). Ilmoittautumisen yhteydessä voi siis maksaa minkä tahansa lisenssin ja nämä lisenssimaksut pitää ehdottomasti merkitä listaan ja ilmoittaa liittoon.

Ilmoittautumisen yhteydessä on hyvä silmäillä myös pelaajien asua ja huomauttaa ja vaatia korjausta saman tien jos pelaajan asu ei täytä kilpailun pukeutumisvaatimusta.

Kilpailujen johtaja kertoo lyhyesti ennen kilpailun alkua kilpailun kulusta, erämäärät, aloitukset jne. Painotus otteluiden aloittamiseen heti kuuluttamisen jälkeen sekä taukojen pitäminen ainoastaan kilpailusääntöjen mukaisesti sekä tupakoinnin (myös sähkötupakka) ja alkoholin nauttimisen kiellosta käynnissä olevan ottelun aikana. Näitä kaikkia asioita kilpailun johtajan pitää pyrkiä valvomaan myös kilpailun aikana ja tarvittaessa puuttumaan niihin jämäkästi.

Pelaaja on sitoutunut omalla seurajäsenyydellään ja liiton kilpailulisenssin hankkimisella noudattamaan kaikkia liiton antamia ohjeita ja määräyksiä http://www.sbil.fi/liitto/kilpailutoimi ... lusaannot/ .

Näitä ovat voimassaolevat kilpailusäännöt, pukeutumisohjeet ja kurinpitomääräykset. Kaikki tiedot löytyvät liiton nettisivulta kohdasta Kilpailutoiminta http://www.sbil.fi/liitto/kilpailutoiminta/

Pelaajan pitää myös olla tietoinen kulloinkin voimassaolevasta Antidopingsäännöstöstä http://www.antidoping.fi

Kaikenlainen kilpailua häiritsevä toiminta haittaa kaikkien kilpailussa olevien viihtyvyyttä. Biljardin sanotaan aina olevan herrasmiesten ja –naisten peli. Pelaajia täytyy vaatia käyttäytymään siis sen mukaisesti.

Aikaisemmin on jonkin verran esiintynyt erilaista häiritsevää käyttäytymistä kilpailuissa. Kilpailun johtaja on se joka voi ja jonka pitää puuttua häiritsevään käytökseen. Pelaajat ovat mielissään kun kilpailun johtaja hoitaa toimet jämäkästi, tasapuolisesti ja tekee selkeät päätökset kaikkien sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Eli kilpailun johtajuuteen jämäkkyyttä. Myös kilpailun johtajan on itse käyttäydyttävä asiallisesti sekä kohdeltava pelaajia tasapuolisesti. Kilpailun johtajan on pukeuduttava siististi ja mielellään vähintään samoin pukeutumisohjein kuin pelaajienkin.

Kaikista pelaajarikkeistä jotka aiheuttavat kilpailussa vähintään varoituksen on ilmoitettava toiminnanjohtajalle kilpailun jälkeen lähetettävässä raportissa. Kilpailussa tapahtuvista erittäin vakavista tapauksista on informoitava toiminnanjohtajaa välittömästi. Toiminnanjohtaja välittää asian edelleen liiton kurinpitopäällikölle.

Kilpailun kuluessa pitäisi informoida pelaajia tulevien otteluiden järjestyksestä ja arvioidusta aikataulusta nettiin, fläppitaululle merkittynä, laittamalla kaaviokuva televisioruutuun tai heijastamalla valkokankaalle.

Kilpailun kuluessa pitäisi pyrkiä päivittämään tulostietoja netin kautta esim. liiton nettisivun keskustelupalstan ko. kilpailuilmoituksen kautta. Siihen pitää muistaa laittaa myös lopulliset tulokset.

Kilpailun jälkeen

Kilpailun johtajan olisi hyvä ottaa tavaksi tehdä kaikki tarvittavat toimenpiteet valmiiksi viimeistään siinä vaiheessa kun pelataan enää finaaliottelua (tai aloittaa toimet jo semifinaalien aikana). Tässä vaiheessa voi tehdä tuloslistan muilta osin valmiiksi. Lisäksi laatia jo alustavan kisaraportin, tehdä valmiiksi lisenssin maksaneiden listan sekä täyttää liittoon lähetettävän tilitysraportin. Lisäksi voi avata valmiiksi sähköpostit tiedotusvälineille sekä liittoon ja lajipäälliköille. Kun nämä kaikki asiat on jo aloitettu hyvissä ajoin, on kilpailun jälkeen huomattavasti vähemmän tehtävää ja ne saa nopeammin tehtyä. Näin myös kilpailun johtaja pääsee kilpailusta ”eroon” nopeammin.

Palkintojenjako suoritetaan heti kilpailun jälkeen. Ota kuvia parhaista pelaajista. Kuvaa mielellään erikseen voittaja sekä toiseksi tullut, sekä neljä parasta pelaajaa. Olisi myös hienoa, jos kuvia otetaan myös kilpailun aikana, luonnollisesti siten ettei pelaajat kuvaamisesta häiriinny.

Tietysti pelitilannekuvauksen voi myös ”lavastaa” kilpailun jälkeen, jolloin voi käyttää parempaa valaistusta ja salamaa.

Kuvauksessa on huomioitava että kuvista tulee mahdollisimman edustavia, joita voi käyttää sekä nettisivulla että Biljardilehdessä sekä tarvittaessa jakaa tiedotusvälineille. Tämän voi varmistaa esim. seuraavilla pienillä seikoilla: tausta selkeä ja tasainen (ei muita ihmisiä taustalla), mahdollisimman hyvä valaistus (lisää yleisvaloja mikäli mahdollista), pelaajat ovat peliasussa (ehdottomasti ei päällysvaatteita) jne. Kuvat mielellään myös mahdollisimman korkearesoluutioisia painamista varten (Biljardilehti).

Lähetä kuvat mahdollisimman pian liiton toimistoon ja lajipäällikölle kilpailutulosten ja muiden raporttien mukana alla olevien osoitteiden mukaisesti. Laita kuvaajan nimi mukaan ja/tai tarvittaessa pyydä erikseen kuvaajalta lupa kuvien vapaaseen käyttöön.

Tee myös vähintään lyhyt kilpailuraportti kilpailunkulusta tai vähintään parhaiden pelaajien edesottamuksista ja lähetä se liittoon sekä lajipäällikölle. Näin saadaan nettisivuille mahdollisimman pian kilpailuraportti kuvineen.

Kilpailutulokset pitää lähettää heti kilpailun jälkeen liittoon ja kunkin lajin lajipäällikölle tai tulosvastaavalle.

kaisa: Tuomas Komi, tuomas.komi@gmail.com puh. 0414 323 669
kara: Toni Hannula, toni.hannula@hotmail.com puh. 358 409 101 789
pool: Pasi Haaslahti, pasi@haaslahti.fi puh. 040 5611 636
pool seniorit, naiset ja juniorit: Marko Hartikainen markohartikainen@kolumbus.fi puh. 050 3261 667
pyramidi: Jesse Hämäläinen jesse.hamalainen@kolumbus.fi puh. 050 5065 120
snooker: Jukka Hämäläinen jukka.hamalainen@appelsiini.fi puh. 040 8429 849

Kilpailutuloksissa pitää olla vähintään mainittu sijoitus, pelaajan etu- ja sukunimi sekä seura.

Kilpailutuloksissa on mainittava mikäli kilpailuun ilmoittautunut pelaaja ei ole kilpailuun tullut. Tällöin tulokseen merkitään ko. pelaajan kohdalle DNS. Lisäksi liittoon on ilmoitettava raporttien yhteydessä onko pelaaja ilmoittanut syyn poisjääntiin vai ei sekä onko pelaaja maksanut kilpailumaksunsa. Sääntönä on, että pelaaja on velvollinen maksamaan kilpailumaksun, mikäli poisjääntiin ei ole hyväksyttävää syytä, kuten oma tai lähiomaisen (lapsen) sairastuminen tai äkillinen työeste.

Samoin on ilmoitettava jos joku pelaaja on luovuttanut ottelun (jättänyt ottelun kesken) tai ei ole saapunut esim. toisen pelipäivän aamun otteluunsa laisinkaan. Raporttiin pitää laittaa myös tieto poisjäännin syystä jos syy on tiedossa.

Mikäli poisjääneen pelaajan kilpailumaksua ei ole maksettu kilpailupaikalla, jätetään se kokonaan pois liiton tilityksestä, jolloin liitto perii pelaajalta kilpailumaksun jälkikäteen.

Kilpailutulokset ja kaikki raportit (lisenssi ja tilitystietoineen) on hyvä tehdä lopulliseen muotoonsa viimeistään kilpailun semi- ja finaaliotteluiden aikana, eli kun kaikki tulokset, raportit ym. on jo tehty semi- tai finaalia vaille, niin ne on siitä helppo ja nopea viimeistellä ja lähettää eteenpäin. Näin toimien kilpailun johtaja saa kisan ”clousattua” nopeasti viimeisen ottelun jälkeen.

Kilpailutulokset (esim. 8 parasta) pitää lähettää myös tiedotusvälineille, eli
Yle urheilu yle.urheilu@yle.fi
STT sport@stt.fi
Helsingin Sanomat hs.urheilu@hs.fi
Iltasanomat urheilu@iltasanomat.fi
sekä paikallisille tiedotusvälineille (ota ajoissa selvää oman paikkakunnan tiedotusvälineiden yhteystiedot).

Kilpailutuloksista lähetetään tiedotusvälineille seuraavat tiedot: biljardi ja sen laji sekä pelimuoto, kilpailun päivämäärä, järjestävä seura, pelipaikka sekä tuloksista esim. 8 parasta pelaajaa; etu- ja sukunimi ja seura. Lisäksi pitää ilmoittaa kuinka monta pelaajaa kilpailussa oli yhteensä sekä tietojen lähettäjän omat yhteystiedot (vähintään nimi ja puhelinnumero sekä tittelinä esim. kilpailun johtaja). Tulosten yhteyteen voi liittää lyhyen yhteenvedon kilpailusta. Yleensä tiedotusvälineille lähetettäviin sähköposteihin ei kannata laittaa mukaan liitteitä, vaan laittaa kaikki tekstinä sähköpostin viestiosuuteen. Tämänkin voi tehdä lähes valmiiksi samaan tapaan kuin muutkin tulokset semi- tai viimeistään finaaliottelun aikana.

Kilpailun järjestäjä tilittää liiton osuuden kilpailumaksuista liitolle 7 vrk:n sisällä kilpailusta. Kilpailutilityksissä pitää ehdottomasti eritellä maksut (kilpailumaksu, kausi- ja kertalisenssit). Maksussa pitää myös mainita minkä kilpailun maksusta on kyse. Kilpailutilityksen erittelyn selvityksen voi myös tehdä liittoon sähköpostilla, mutta edelleen maksussa pitää olla selkeästi mainittu mistä kilpailumaksusta on kyse jotta se on mahdollista kohdistaa oikeaan kilpailuun.

Liiton tilinumero Nordea 216918-26297
IBAN: FI07 2169 1800 0262 97
BIC: NDEAFIHH
Saaja: Suomen Biljardiliitto ry

Kaikista eri lajeja koskevista asioista vastaa kukin lajipäällikkö / vastaava:

kaisa: Tuomas Komi, tuomas.komi@gmail.com puh. 0414 323 669
kara: Toni Hannula, toni.hannula@hotmail.com puh. 358 409 101 789
pool: Joni Ahola joni.ahola@gmail.com puh. 040 7563 627
pool naiset :Marjella Frosterus billiardmama@hotmail.com puh. 040 5627 822
pool seniorit: Marko Hartikainen markohartikainen@kolumbus.fi puh. 050 3261 667
pool juniorit: Sami Karttunen sami.lappland@gmail.com puh. 0400 877 349
pyramidi: Jesse Hämäläinen jesse.hamalainen@kolumbus.fi puh. 050 5065 120
snooker: Jukka Hämäläinen jukka.hamalainen@appelsiini.fi puh. 040 8429 849

Lisensseistä ym. yleisesti biljardia koskevista asioista voi ottaa yhteyttä liiton toimistoon markku.ryytty@sbil.fi tai puh 0400 638 706

Kiitos kun jaksoit lukea tämän. Te kaikki vapaaehtoiset teette äärimmäisen tärkeätä työtä suomalaisen biljardin hyväksi mm. johtamalla kilpailuja. Suuret kiitokset siitä! Oikein mukavia ja onnistuneita kilpailuja!

Mikäli vielä jäi jokin asia epäselväksi, ota vain yhteyttä liittoon.

Hyvää kilpailukautta!

Terveisin

Suomen Biljardiliitto ry

Markku Ryytty
toiminnanjohtaja
puh. 0400 638 706

Radiokatu 20
00240 Helsinki
http://www.sbil.fi
terveisin SBiL

Palaa sivulle “SBIL kilpailut Pool”

Paikallaolijat

Käyttäjiä lukemassa tätä aluetta: Ei rekisteröityneitä käyttäjiä ja 5 vierailijaa